Asiakirjat ja yhtiökokoukset
Oikea asiakirja oikealle henkilölle – myös hallituksen vaihtuessa.
Kokouskutsut, esityslistat, pöytäkirjat, sopimukset ja käyttäjäkohtaiset asiakirjat voidaan järjestää taloyhtiön yhteiseen suojattuun ympäristöön. Käyttöoikeudet perustuvat taloyhtiöön ja rooliin, eivät avoimiin medialinkkeihin.
- Ei sitoumusta
- Tiedot Suomessa
- Rajattomat käyttäjät
Miksi muuttaa nykyistä?
Jaettu kansio ei vielä kerro, kuka saa nähdä mitäkin
Asiakirjat hajaantuvat helposti sähköposteihin, henkilökohtaisiin pilvikansioihin ja vaihtuvien hallitusten tietokoneille. Samalla henkilökohtaisia asiakirjoja voidaan jakaa liian laajasti tai vanha versio jää vahingossa käyttöön.
OmaYhtiössä tiedostot liittyvät taloyhtiöön, aiheeseen ja käyttöoikeuksiin. Hallitus voi valmistella kokouksen aineiston ja asukas löytää hänelle tarkoitetut dokumentit samasta palvelusta.
Konkreettinen hyöty
Oikea asiakirja löytyy ja väärä pysyy piilossa
Yhteinen rakenne
Pöytäkirjat, sopimukset ja muut asiakirjat järjestetään yhdenmukaisesti taloyhtiön alle.
Suojattu jakelu
Yksityisen tiedoston lataaminen edellyttää kirjautumista ja siihen oikeuttavaa roolia.
Kokousaineisto yhdessä
Kutsu, esityslista, liitteet ja pöytäkirja voidaan koota saman tapahtuman ympärille.
Näin se toimii
Kokouskutsusta pöytäkirjaan ilman erillisiä kansioita
- 1
Järjestä aineisto
Valitse asiakirjatyyppi, taloyhtiö ja tarvittavat käyttöoikeudet.
- 2
Kokoa kokous
Liitä kutsu, esityslista ja muu ennakkoaineisto tapahtumaan.
- 3
Jaa hallitusti
Ilmoita oikeille vastaanottajille palvelussa, sähköpostilla tai SMS:llä.
- 4
Säilytä päätöshistoria
Pöytäkirjat ja lopulliset aineistot löytyvät myös toimijoiden vaihtuessa.
Toiminnot
Käyttöoikeudet, versiot ja kokousaineistot hallinnassa
- Asiakirjakategoriat
- Taloyhtiö- ja roolirajaus
- Käyttäjäkohtainen jakelu
- Suojatut latauslinkit
- Kokouskutsut ja esityslistat
- Pöytäkirjat ja liitteet
- RSVP ja valtakirjat
- Versioiden hallittu julkaiseminen
Kenelle hyöty näkyy?
Osakas, hallitus ja isännöitsijä näkevät kukin omansa
Hallitukselle
Päätöksenteon aineisto ja aiemmat pöytäkirjat säilyvät hallituksen yhteisenä muistina.
Isännöitsijälle
Aineisto toimitetaan yhteen paikkaan ilman useita vastaanottajalistoja ja tiedostoversioita.
Osakkaalle
Kokousaineisto ja omat asiakirjat löytyvät kirjautumisen takaa selkeästä näkymästä.
Taloyhtiökohtainen rajausKäyttäjä näkee vain ne yhtiöt ja tiedot, joihin hänellä on oikeus.
Roolipohjaiset oikeudetAsukkaan, hallituksen, isännöitsijän ja huollon tehtävät erotetaan.
Riippumaton palveluTaloyhtiön ympäristö säilyy yhteistyökumppanien vaihtuessa.
Usein kysyttyä
Käyttöoikeuksista, säilytyksestä ja yhtiökokouksen vaatimuksista
Esittelyssä käydään läpi taloyhtiön nykyinen toimintatapa, tarvittavat roolit ja mahdollinen aineistosiirto.
Voiko yhtiökokouskutsun lähettää sähköisesti?
Toimitustapa arvioidaan aina asunto-osakeyhtiölain, yhtiöjärjestyksen ja osakkaan ilmoittamien yhteystietojen perusteella. OmaYhtiö tarjoaa teknisen jakelukanavan, mutta ei korvaa taloyhtiön vastuuta varmistaa lainmukainen kutsumenettely.
Ovatko asiakirjat avoimia internetissä?
Eivät. Yksityiset asiakirjat toimitetaan suojatun latausreitin kautta, joka tarkistaa käyttäjän kirjautumisen ja käyttöoikeuden.
Mitä vanhoille asiakirjoille tapahtuu käyttöönotossa?
Siirrettävät kansiot, asiakirjatyypit ja käyttöoikeudet sovitaan käyttöönotossa. Vaativat tai laajat aineistosiirrot arvioidaan erikseen.
Seuraava askel
Käydään läpi taloyhtiönne asiakirjat ja kokouskäytännöt
30 minuutin etäesittelyssä keskitymme taloyhtiön nykyiseen työnkulkuun, käyttäjiin ja realistiseen käyttöönottoon.